Investigación y desarrollo de un sistema CRM para el hospital Unbroken

El Laboratorio de Tecnología de Inteligencia Artificial de LNU investigó y desarrolló un sistema CRM demostrativo para escenarios inspirados en el trabajo del hospital Unbroken. Esta no es una declaración sobre la implementación de producción. El proyecto es un prototipo de investigación y desarrollo aplicado para modelar un entorno digital que pueda gestionar de forma centralizada pacientes, personal, salas, tareas, diagnósticos, informes y derechos de acceso.

Estos sistemas son importantes para las instituciones médicas donde el trabajo diario consta de muchos procesos paralelos: admisiones y altas, asignación de médicos responsables, programación de sesiones de rehabilitación, control de ocupación de camas, transferencia de tareas entre el personal, generación de documentos y auditoría de cambios. El objetivo de la investigación era mostrar cómo estos procesos se pueden integrar en un único modelo gestionado.

La primera capa del sistema es un panel operativo. Reúne indicadores clave: pacientes activos y planificados, duración media de la estancia, tareas no resueltas, categorías de pacientes y dinámica de hospitalización. Para un jefe de departamento o administrador, esta es una forma rápida de comprender el estado del centro sin tener que moverse entre muchas tablas separadas.

Un bloque de panel de control separado muestra los médicos de guardia, los empleados ausentes y la carga de trabajo actual de los médicos. Ayuda a modelar la distribución de tareas entre especialistas, detectar roles sobrecargados y planificar cambios de responsabilidad sin recopilar datos manualmente de múltiples fuentes.

El módulo de personal está diseñado como un sistema completo de gestión de acceso e incorporación de empleados. Para cada usuario, el CRM puede almacenar función, especialización, departamento, teléfono, estado de cuenta, estado de trabajo actual, horario de turnos y conjunto de permisos. Cada acción crítica puede tener su propia regla de acceso: crear usuarios, ver registros, editar personal, acceder a pacientes, administrar salas o ver estadísticas extendidas.

La lista de usuarios muestra roles, especializaciones, departamentos, turnos, pacientes activos y carga de trabajo. Esta estructura es útil no sólo para la administración de cuentas, sino también para investigar cómo un sistema digital puede respaldar la distribución transparente de responsabilidades dentro de un equipo médico.

El módulo de paciente combina cursos de rehabilitación activos y archivados, búsqueda de campo completo, configuración de tablas, estado de tratamiento, sala, sexo, fuente de admisión, diagnóstico y especialistas responsables. En el modelo de investigación, un paciente no es sólo una fila de la mesa: es el centro donde se conectan los datos de la sala, las sesiones, el historial, las tareas, los comentarios y los informes.

La tarjeta del paciente tiene pestañas de perfil, historial y sesiones. Puede mostrar parámetros clave, médicos y terapeutas responsables, sala actual, comentarios y plan de trabajo. Esto es especialmente importante para los procesos de rehabilitación, donde varios especialistas necesitan el mismo contexto sin dejar de trabajar dentro de sus propios derechos de acceso.

El proyecto estudió por separado la gestión de salas y camas. El prototipo muestra edificios, plantas, habitaciones, camas ocupadas y libres, colas de camas, ingresos y altas planificadas. Esto hace posible modelar escenarios en los que el personal médico y administrativo ve no sólo el número de habitación, sino también la imagen operativa real de la ubicación del paciente.

Para estos procesos la ocupación actual no es suficiente. Los acontecimientos futuros también importan: quién debe ser dado de alta, quién debe ser ingresado, dónde aparece un retraso y quién debe confirmar la siguiente acción. Por ese motivo, el prototipo también presenta un flujo de admisión y descarga separados.

La comunicación del equipo se implementa a través de un sistema de tareas similar a Trello. Las tareas pueden tratarse como mensajes internos entre empleados: aclaraciones, transferencia de responsabilidad, preparación de documentos, consulta, procedimiento o control de ejecución. El tablero incluye estados como revisión, enviado, completado o cerrado, redirigido, así como filtros y creación rápida de tareas.

Para documentos, el prototipo incluye generación de informes en PDF y un historial de archivos generados. Este módulo se puede utilizar como exportación de datos estandarizados para un paciente, movimiento de paciente o un período de tiempo, pero en una integración real debe adaptarse a las normas y requisitos internos de una institución específica.

El contexto médico se apoya en la integración del clasificador de enfermedades NK 025:2021. El prototipo incluye búsqueda regular por código, nombre o descripción, así como una búsqueda experimental de IA que puede sugerir códigos probables a partir de una descripción textual de quejas o antecedentes. Esta es una herramienta de investigación para asistencia en la búsqueda, no una asignación automática de diagnóstico.

Desde una perspectiva técnica, la investigación cubrió no sólo la interfaz, sino también la arquitectura de permisos, el registro y los enlaces entre módulos. El sistema registra las acciones del usuario, separa el acceso a las funciones y permite rastrear cambios en tarjetas de pacientes, tareas, salas e informes. Para un entorno médico, esto es fundamental porque la digitalización tiene que ser conveniente, controlada, transparente y adecuada para la auditoría.

Una mayor integración de dicho CRM en cualquier hospital requiere un análisis separado de los procesos, la infraestructura técnica, los requisitos de protección de datos, las restricciones regulatorias y las reglas internas de la institución. Si este material lo lee una persona responsable de una institución médica, el laboratorio está listo para discutir la adaptación e integración de dicho sistema en su hospital después del diseño detallado, las pruebas y la aprobación de los requisitos.