Forschung und Entwicklung eines CRM-Systems für das Unbroken-Krankenhaus
Das Labor erforschte und entwickelte ein Demonstrations-CRM-System für eine medizinische Einrichtung: Patienten, Personal, Stationen, Aufgaben, NK 025:2021-Diagnosen, PDF-Berichte, Berechtigungen und Prüfprotokolle.
Das Artificial Intelligence Technology Laboratory an der LNU erforschte und entwickelte ein Demonstrations-CRM-System für Szenarien, das von der Arbeit des Unbroken inspiriert war. Dies ist keine Aussage über den Produktionseinsatz. Bei dem Projekt handelt es sich um einen angewandten Forschungs- und Entwicklungsprototyp zur Modellierung einer digitalen Umgebung, die Patienten, Personal, Stationen, Aufgaben, Diagnosen, Berichte und Zugriffsrechte zentral verwalten kann.
Solche Systeme sind für medizinische Einrichtungen von Bedeutung, in denen die tägliche Arbeit aus vielen parallelen Prozessen besteht: Aufnahme und Entlassung, Zuordnung verantwortlicher Ärzte, Planung von Rehabilitationssitzungen, Kontrolle der Bettenbelegung, Aufgabenübertragung zwischen Mitarbeitern, Erstellung von Dokumenten und Prüfung von Änderungen. Das Forschungsziel bestand darin, zu zeigen, wie diese Prozesse in ein einziges verwaltetes Modell gebracht werden können.
Alle Screenshots in diesem Artikel zeigen eine Testoberfläche des Prototyps. Die auf den Bildschirmen angezeigten Informationen dienen der Veranschaulichung: Namen, Konten, Diagnosen, Stationen, Ereignisse und Kennzahlen sind fiktiv und haben keinen Bezug zu echten Patienten oder Mitarbeitern. Der Prototyp ist kein Medizinprodukt und nicht für die unabhängige Diagnose, Behandlung oder klinische Entscheidungsfindung gedacht.
Die erste Ebene des Systems ist ein operatives Dashboard. Es vereint Schlüsselindikatoren: aktive und geplante Patienten, durchschnittliche Verweildauer, ungelöste Aufgaben, Patientenkategorien und Hospitalisierungsdynamik. Für einen Abteilungsleiter oder Administrator ist dies eine schnelle Möglichkeit, den Zustand des Zentrums zu verstehen, ohne zwischen vielen separaten Tischen wechseln zu müssen.
Ein separater Dashboard-Block zeigt diensthabende Ärzte, abwesende Mitarbeiter und die aktuelle Auslastung der Ärzte. Es hilft dabei, die Aufgabenverteilung zwischen Spezialisten zu modellieren, überlastete Rollen zu erkennen und Verantwortungsänderungen zu planen, ohne Daten aus mehreren Quellen manuell zu sammeln.
Das Personalmodul ist als vollständiges Mitarbeiter-Onboarding- und Zugriffsverwaltungssystem konzipiert. Für jeden Benutzer kann das CRM Rolle, Spezialisierung, Abteilung, Telefon, Kontostatus, aktuellen Arbeitsstatus, Schichtplan und Berechtigungssatz speichern. Für jede kritische Aktion kann eine eigene Zugriffsregel gelten: Benutzer erstellen, Protokolle anzeigen, Personal bearbeiten, auf Patienten zugreifen, Stationen verwalten oder erweiterte Statistiken anzeigen.
Die Benutzerliste zeigt Rollen, Spezialisierungen, Abteilungen, Schichten, aktive Patienten und Arbeitsbelastung. Diese Struktur ist nicht nur für die Kontoverwaltung nützlich, sondern auch für die Untersuchung, wie ein digitales System eine transparente Verantwortungsverteilung innerhalb eines medizinischen Teams unterstützen kann.
Das Patientenmodul vereint aktive und archivierte Rehabilitationsverläufe, Vollfeldsuche, Tabellenkonfiguration, Behandlungsstatus, Station, Geschlecht, Aufnahmequelle, Diagnose und verantwortliche Fachkräfte. Im Forschungsmodell ist ein Patient nicht nur eine Tabellenzeile: Er ist das Zentrum, in dem Stationsdaten, Sitzungen, Verlauf, Aufgaben, Kommentare und Berichte miteinander verbunden sind.
Die Patientenkarte verfügt über die Registerkarten „Profil“, „Verlauf“ und „Sitzungen“. Es können wichtige Parameter, verantwortliche Ärzte und Therapeuten, die aktuelle Station, Kommentare und der Arbeitsplan angezeigt werden. Dies ist besonders wichtig für Rehabilitationsprozesse, bei denen mehrere Spezialisten denselben Kontext benötigen und dennoch mit ihren eigenen Zugriffsrechten arbeiten.
Das Projekt untersuchte getrennt das Stations- und Bettenmanagement. Der Prototyp zeigt Gebäude, Etagen, Räume, belegte und freie Betten, Bettenwarteschlangen, geplante Aufnahmen und Entlassungen. Dies ermöglicht die Modellierung von Szenarien, in denen medizinisches und administratives Personal nicht nur eine Zimmernummer, sondern das tatsächliche operative Bild der Patientenunterbringung sieht.
Für diese Prozesse reicht die aktuelle Belegung nicht aus. Auch zukünftige Ereignisse spielen eine Rolle: Wer soll entlassen werden, wer soll aufgenommen werden, wo kommt es zu einer Verzögerung und wer soll die nächste Maßnahme bestätigen. Aus diesem Grund weist der Prototyp auch einen getrennten Zu- und Abfluss auf.
Die Teamkommunikation wird über ein Trello-ähnliches Aufgabensystem umgesetzt. Aufgaben können als interne Nachrichten zwischen Mitarbeitern behandelt werden: Abklärungen, Verantwortungsübertragung, Dokumentenvorbereitung, Beratung, Ablauf- oder Ausführungskontrolle. Das Board umfasst Status wie „Überprüfen“, „Gesendet“, „Abgeschlossen“ oder „Geschlossen“, „Umgeleitet“ sowie Filter und eine schnelle Aufgabenerstellung.
Für Dokumente umfasst der Prototyp die Erstellung von PDF-Berichten und einen Verlauf der generierten Dateien. Dieses Modul kann als standardisierter Datenexport für einen Patienten, eine Patientenbewegung oder einen Zeitraum genutzt werden, in einer echten Integration muss es jedoch an die internen Vorschriften und Anforderungen einer bestimmten Einrichtung angepasst werden.
Der medizinische Kontext wird durch die Integration des Krankheitsklassifikators NK 025:2021 unterstützt. Der Prototyp umfasst eine regelmäßige Suche nach Code, Name oder Beschreibung sowie eine experimentelle KI-Suche, die wahrscheinliche Codes aus einer Textbeschreibung von Beschwerden oder der Historie vorschlagen kann. Hierbei handelt es sich um ein Recherchetool zur Suchunterstützung, nicht um eine automatische Diagnosezuweisung.
Aus technischer Sicht umfasste die Forschung nicht nur die Schnittstelle, sondern auch die Berechtigungsarchitektur, Protokollierung und Verknüpfungen zwischen Modulen. Das System zeichnet Benutzeraktionen auf, trennt den Zugriff auf Funktionen und ermöglicht die Nachverfolgung von Änderungen in Patientenkarten, Aufgaben, Stationen und Berichten. Für ein medizinisches Umfeld ist dies von entscheidender Bedeutung, da die Digitalisierung komfortabel, kontrolliert, transparent und revisionssicher sein muss.
Die weitere Integration eines solchen CRM in jedes Krankenhaus erfordert eine separate Analyse der Prozesse, der technischen Infrastruktur, der Datenschutzanforderungen, der regulatorischen Einschränkungen und der internen Regeln der Einrichtung. Wenn dieses Material von einer verantwortlichen Person einer medizinischen Einrichtung gelesen wird, ist das Labor nach detaillierter Planung, Prüfung und Genehmigung der Anforderungen bereit, die Anpassung und Integration eines solchen Systems in Ihr Krankenhaus zu besprechen.
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