Badania i rozwój systemu CRM dla szpitala Unbroken

Laboratorium Technologii Sztucznej Inteligencji w LNU zbadało i opracowało demonstracyjny system CRM dla scenariuszy inspirowanych pracą szpitala Unbroken. To nie jest stwierdzenie dotyczące wdrożenia produkcyjnego. Projekt stanowi prototyp badań stosowanych i rozwoju służący do modelowania środowiska cyfrowego, które może centralnie zarządzać pacjentami, personelem, oddziałami, zadaniami, diagnozami, raportami i prawami dostępu.

Takie systemy mają znaczenie dla placówek medycznych, gdzie codzienna praca składa się z wielu równoległych procesów: przyjęć i wypisów, przydzielania odpowiedzialnych lekarzy, planowania zajęć rehabilitacyjnych, kontroli obłożenia łóżek, przekazywania zadań pomiędzy personelem, generowania dokumentów i audytu zmian. Celem badania było pokazanie, jak można ująć te procesy w jeden zarządzany model.

Pierwszą warstwą systemu jest dashboard operacyjny. Zestawia kluczowe wskaźniki: pacjentów aktywnych i planowanych, średnią długość pobytu, nierozwiązane zadania, kategorie pacjentów i dynamikę hospitalizacji. Dla kierownika działu lub administratora jest to szybki sposób na zrozumienie stanu centrum bez konieczności przełączania się między wieloma oddzielnymi tabelami.

Oddzielny blok dashboardu pokazuje lekarzy dyżurujących, nieobecnych pracowników i aktualne obciążenie pracą lekarzy. Pomaga modelować podział zadań pomiędzy specjalistami, wykrywać przeciążone role i planować zmiany odpowiedzialności bez konieczności ręcznego zbierania danych z wielu źródeł.

Moduł kadrowy został zaprojektowany jako kompleksowy system onboardingu i zarządzania dostępami pracowników. Dla każdego użytkownika CRM może przechowywać rolę, specjalizację, dział, telefon, status konta, aktualny status pracy, harmonogram zmian i zestaw uprawnień. Każda krytyczna akcja może mieć swoją własną regułę dostępu: tworzenie użytkowników, przeglądanie logów, edytowanie personelu, dostęp do pacjentów, zarządzanie oddziałami czy przeglądanie rozszerzonych statystyk.

Lista użytkowników pokazuje role, specjalizacje, oddziały, zmiany, aktywnych pacjentów i obciążenie pracą. Struktura ta jest przydatna nie tylko do administrowania kontem, ale także do badania, w jaki sposób system cyfrowy może wspierać przejrzysty podział odpowiedzialności w zespole medycznym.

Moduł pacjenta łączy aktywne i archiwalne kursy rehabilitacji, wyszukiwanie pełnego pola, konfigurację stołu, status leczenia, oddział, płeć, źródło przyjęć, diagnozę i odpowiedzialnych specjalistów. W modelu badawczym pacjent to nie tylko jeden wiersz tabeli: to centrum, w którym łączone są dane oddziału, sesje, historia, zadania, komentarze i raporty.

Karta pacjenta zawiera zakładki: profil, historia i sesje. Może pokazywać kluczowe parametry, odpowiedzialnych lekarzy i terapeutów, aktualny oddział, komentarze i plan pracy. Jest to szczególnie ważne w przypadku procesów rehabilitacyjnych, gdzie wielu specjalistów potrzebuje tego samego kontekstu, a jednocześnie pracują w ramach swoich własnych praw dostępu.

W ramach projektu oddzielnie analizowano zarządzanie oddziałami i łóżkami. Prototyp przedstawia budynki, piętra, pomieszczenia, zajęte i wolne łóżka, kolejki do łóżek, planowane przyjęcia i wypisy. Umożliwia to modelowanie scenariuszy, w których personel medyczny i administracyjny widzi nie tylko numer sali, ale faktyczny obraz operacyjny umiejscowienia pacjenta.

Dla tych procesów obecne obłożenie nie jest wystarczające. Znaczenie mają także przyszłe wydarzenia: kogo wypisać, kogo przyjąć, gdzie pojawia się opóźnienie i kto powinien potwierdzić dalsze działania. Z tego powodu prototyp przedstawia również oddzielny przepływ wlotu i wylotu.

Komunikacja w zespole realizowana jest poprzez system zadań podobny do Trello. Zadania można traktować jako wewnętrzne komunikaty pomiędzy pracownikami: wyjaśnienia, przekazanie odpowiedzialności, przygotowanie dokumentów, konsultacje, kontrolę procedury lub wykonania. Na tablicy znajdują się statusy takie jak recenzja, wysłane, zakończone lub zamknięte, przekierowane, a także filtry i szybkie tworzenie zadań.

W przypadku dokumentów prototyp obejmuje generowanie raportów w formacie PDF oraz historię wygenerowanych plików. Moduł ten może służyć jako ujednolicony eksport danych o pacjencie, jego ruchu czy okresie czasu, jednak w rzeczywistej integracji musi być dostosowany do wewnętrznych regulacji i wymagań konkretnej placówki.

Kontekst medyczny wspiera integracja klasyfikatora chorób NK 025:2021. Prototyp obejmuje regularne wyszukiwanie według kodu, nazwy lub opisu, a także eksperymentalne wyszukiwanie AI, które może sugerować prawdopodobne kody na podstawie tekstowego opisu skarg lub historii. Jest to narzędzie badawcze służące do pomocy w wyszukiwaniu, a nie do automatycznego przypisywania diagnozy.

Z technicznego punktu widzenia badanie obejmowało nie tylko interfejs, ale także architekturę uprawnień, logowanie i powiązania pomiędzy modułami. System rejestruje działania użytkowników, rozdziela dostęp do funkcji i umożliwia śledzenie zmian na kartach pacjentów, zadaniach, oddziałach i raportach. W środowisku medycznym ma to kluczowe znaczenie, ponieważ cyfryzacja musi być wygodna, kontrolowana, przejrzysta i nadawała się do audytu.

Dalsza integracja takiego CRM z dowolnym szpitalem wymaga osobnej analizy procesów, infrastruktury technicznej, wymogów ochrony danych, ograniczeń regulacyjnych i wewnętrznych zasad instytucji. Jeżeli niniejszy materiał jest czytany przez osobę odpowiedzialną z instytucji medycznej, laboratorium jest gotowe omówić adaptację i integrację takiego systemu z Państwa szpitalem po szczegółowym projekcie, testach i zatwierdzeniu wymagań.