Recherche et développement d'un système CRM pour l'hôpital Unbroken

Le laboratoire de technologie d'intelligence artificielle du LNU a recherché et développé un système CRM de démonstration pour des scénarios inspirés du travail de l'hôpital Unbroken. Il ne s’agit pas d’une déclaration sur le déploiement en production. Le projet est un prototype de recherche appliquée et de développement pour la modélisation d'un environnement numérique capable de gérer de manière centralisée les patients, le personnel, les services, les tâches, les diagnostics, les rapports et les droits d'accès.

De tels systèmes sont importants pour les établissements médicaux où le travail quotidien consiste en de nombreux processus parallèles : admissions et sorties, désignation des médecins responsables, planification des séances de rééducation, contrôle de l'occupation des lits, transfert des tâches entre le personnel, génération de documents et contrôle des modifications. L'objectif de la recherche était de montrer comment ces processus peuvent être intégrés dans un modèle géré unique.

La première couche du système est un tableau de bord opérationnel. Il rassemble des indicateurs clés : patients actifs et planifiés, durée moyenne de séjour, tâches non résolues, catégories de patients et dynamique d'hospitalisation. Pour un chef de service ou un administrateur, il s'agit d'un moyen rapide de comprendre l'état du centre sans se déplacer entre de nombreuses tables distinctes.

Un bloc de tableau de bord distinct affiche les médecins de garde, les employés absents et la charge de travail actuelle des médecins. Il permet de modéliser la répartition des tâches entre les spécialistes, de détecter les rôles surchargés et de planifier les changements de responsabilité sans collecter manuellement des données provenant de plusieurs sources.

Le module Personnel est conçu comme un système complet d’intégration et de gestion des accès des employés. Pour chaque utilisateur, le CRM peut stocker le rôle, la spécialisation, le service, le téléphone, l'état du compte, l'état de travail actuel, l'horaire des équipes et l'ensemble d'autorisations. Chaque action critique peut avoir sa propre règle d'accès : créer des utilisateurs, consulter les journaux, modifier le personnel, accéder aux patients, gérer les services ou consulter des statistiques étendues.

La liste des utilisateurs affiche les rôles, les spécialisations, les services, les équipes, les patients actifs et la charge de travail. Cette structure est utile non seulement pour l'administration des comptes, mais également pour rechercher comment un système numérique peut soutenir une répartition transparente des responsabilités au sein d'une équipe médicale.

Le module patient combine des cours de rééducation actifs et archivés, une recherche complète, la configuration des tableaux, l'état du traitement, le service, le sexe, la source d'admission, le diagnostic et les spécialistes responsables. Dans le modèle de recherche, un patient n’est pas seulement une ligne de tableau : c’est le centre où sont connectés les données du service, les sessions, l’historique, les tâches, les commentaires et les rapports.

La carte patient comporte des onglets de profil, d'historique et de sessions. Il peut afficher les paramètres clés, les médecins et thérapeutes responsables, le service actuel, les commentaires et le plan de travail. Ceci est particulièrement important pour les processus de réadaptation, où plusieurs spécialistes ont besoin du même contexte tout en travaillant dans le cadre de leurs propres droits d'accès.

Le projet a étudié séparément la gestion des salles et des lits. Le prototype montre les bâtiments, les étages, les chambres, les lits occupés et libres, les files d'attente, les admissions et sorties prévues. Cela permet de modéliser des scénarios dans lesquels le personnel médical et administratif voit non seulement un numéro de chambre, mais aussi l'image opérationnelle réelle du placement du patient.

Pour ces processus, l’occupation actuelle n’est pas suffisante. Les événements futurs comptent également : qui doit être libéré, qui doit être admis, où un retard apparaît et qui doit confirmer la prochaine action. Pour cette raison, le prototype présente également un flux d'admission et de décharge séparé.

La communication d'équipe est mise en œuvre via un système de tâches de type Trello. Les tâches peuvent être traitées comme des messages internes entre collaborateurs : clarifications, transfert de responsabilité, préparation de documents, consultation, contrôle de procédure ou d'exécution. Le tableau comprend des statuts tels que révision, envoyé, terminé ou fermé, redirigé, ainsi que des filtres et une création rapide de tâches.

Pour les documents, le prototype inclut la génération de rapports PDF et un historique des fichiers générés. Ce module peut être utilisé comme export de données standardisées pour un patient, un mouvement de patient ou une période de temps, mais dans une véritable intégration, il doit être adapté aux réglementations internes et aux exigences d'une institution spécifique.

Le contexte médical est pris en charge par l'intégration du classificateur de maladies NK 025:2021. Le prototype comprend une recherche régulière par code, nom ou description, ainsi qu'une recherche expérimentale par IA qui peut suggérer des codes probables à partir d'une description textuelle de plaintes ou d'historiques. Il s'agit d'un outil de recherche d'aide à la recherche et non d'attribution automatique de diagnostics.

D'un point de vue technique, la recherche a porté non seulement sur l'interface, mais également sur l'architecture des autorisations, la journalisation et les liens entre les modules. Le système enregistre les actions des utilisateurs, sépare l'accès aux fonctions et permet de suivre les modifications des cartes patient, des tâches, des services et des rapports. Pour un environnement médical, cela est essentiel car la numérisation doit être pratique, contrôlée, transparente et adaptée à l'audit.

L'intégration ultérieure d'un tel CRM dans n'importe quel hôpital nécessite une analyse distincte des processus, de l'infrastructure technique, des exigences en matière de protection des données, des contraintes réglementaires et des règles internes de l'institution. Si ce document est lu par une personne responsable d'un établissement médical, le laboratoire est prêt à discuter de l'adaptation et de l'intégration d'un tel système dans votre hôpital après une conception détaillée, des tests et l'approbation des exigences.